Inleiding
Versie: 04-06-2024
De AVG is van toepassing op Showdown Vereniging Cannonballs Assen. Hoe gaan wij er mee om?
De regelgeving ten aanzien van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft ook impact op Showdown Vereniging Cannonballs Assen. In de hierna volgende tekst geven wij aan hoe wij als Showdown Vereniging Cannonballs Assen omgaan met de verwerking van persoonsgegevens van leden, bestuurders, vrijwilligers en derden.
Verwerken persoonsgegevens
Showdown Vereniging Cannonballs Assen mag alleen persoonsgegevens verwerken voor het doel waarvoor deze worden verzameld en alleen op basis van een van de volgende zeven grondslagen:
a) toestemming van de betrokkene;
b) uitvoering van een overeenkomst;
c) voldoen aan een wettelijke plicht;
d) bescherming van de belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon;
e) uitvoering taak van algemeen belang;
f) behartiging van gerechtvaardigde belangen;
g) Toestemming aanvragen subsidies.
Persoonsgegevens
Als persoonsgegevens worden aangemerkt: alle informatie die over jou bekend is bij Showdown Vereniging Cannonballs Assen. Denk daarbij aan naam, adres, geboortedatum, bankrekeningnummer, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht en kledingmaat (voor clubshirt). Dus gegevens of een combinatie van gegevens die iets zeggen over jou als lid of vrijwilliger van de vereniging.
Waarom worden jouw persoonsgegevens verzameld
Jouw persoonsgegevens worden verzameld om voor jou het sporten bij Showdown Vereniging Cannonballs Assen mogelijk te maken. De vereniging is aangesloten bij de sportbond Gehandicaptensport Nederland (GSN). Om te voldoen aan de bepalingen van GSN, deelt de vereniging jouw gegevens met GSN. Verder kan de vereniging jouw gegevens ook delen met de Belastingdienst. De gegevens worden daarom niet alleen verzameld om te kunnen sporten. Deze gegevens zijn ook nodig om op andere wijze actief betrokken te kunnen zijn bij de vereniging. Bijvoorbeeld om als bestuurslid te kunnen fungeren, of als scheidsrechter of als vrijwilliger.
Hoe verzamelt de vereniging persoonsgegevens
Als je lid wilt worden van Showdown Vereniging Cannonballs Assen, of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger, of een andere relatie met de vereniging aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Jouw gegevens verstrek jij door het invullen en ondertekenen van het aanmeldformulier. In het aanmeldformulier zijn specifieke toestemmingsverklaringen opgenomen.
Ben jij of is jouw zoon of dochter al lid van Showdown Vereniging Cannonballs Assen, dan vragen wij bij deze de toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens en/of de gegevens van jouw zoon of dochter. Daarbij wordt tevens toestemming gevraagd dat er foto’s of video’s van jou en/of jouw zoon of dochter worden gepubliceerd als dat in het kader van verenigingsactiviteiten of informatievoorziening (bijvoorbeeld verslagen van wedstrijden, aankondiging van activiteiten, toernooien, e.d.) gewenst is.
Vastlegging persoonsgegevens
De hiervoor genoemde gegevens worden bij Showdown Vereniging Cannonballs Assen opgeslagen in de (gedigitaliseerde) ledenadministratie, dan wel de financiële administratie. Alleen die gegevens worden vastgelegd voor het doel waarvoor ze bedoeld zijn. Met behulp van de door jou verstrekte gegevens kunnen we jou op de juiste wijze inschrijven als lid van de vereniging en voor de sport showdown aanmelden bij GSN.
Verwerking van jouw gegevens
Verwerking van persoonsgegevens is gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Daar is Showdown Vereniging Cannonballs Assen aan gehouden. Jouw persoonsgegevens worden verwerkt via AllUnited. Dit is de administratieve applicatie die verbonden is met GSN. AllUnited verwerkt deze gegevens in opdracht van GSN. Zodra jij je als lid afmeldt bij Showdown Vereniging Cannonballs Assen en (eventueel) lid wordt bij een andere showdownvereniging, zullen de persoonsgegevens via AllUnited overgedragen worden. Deze overdracht valt onder de voorwaarden van GSN.
Tevens worden jouw gegevens verwerkt in een eigen administratie die in het beheer is van het bestuur van de vereniging.
Waarvoor leggen we jouw gegevens nog meer vast
Als je eenmaal lid van de vereniging bent, wil je op de hoogte gehouden worden van, en geïnformeerd worden over, bijvoorbeeld activiteiten. Maar ook om jou uitnodigingen te kunnen sturen (voor ledenvergaderingen, informatiebijeenkomsten en meer). Verder worden gegevens vastgelegd om jubilea te kunnen inventariseren. Jouw gegevens worden dus gebruikt om contact met jou te onderhouden en jou te informeren over zaken gerelateerd aan je lidmaatschap. Maar ook ter ondersteuning van administratieve processen rondom de contributie.
Wie kan jouw gegevens inzien
Jouw persoonsgegevens kunnen worden ingezien door bestuursleden en daartoe aangewezen vrijwilligers, die op grond van hun functie binnen de vereniging toegang tot jouw gegevens nodig hebben. Dit doen zij op basis van een geheimhoudingsverklaring.
Showdown Vereniging Cannonballs Assen deelt in bepaalde gevallen jouw persoonsgegevens met andere organisaties. Dit doet de vereniging zorgvuldig en alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is. Jouw gegevens kunnen gedeeld worden met gemeente Assen ten behoeve van het verkrijgen van een sportsubsidie. Verder deelt de vereniging jouw gegevens met GSN. Tot slot kan het zo zijn dat we foto’s waar jij op voorkomt delen met onze sponsoren.
Bewaartermijn van de persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden afgeschermd bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging, of voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen. Hier gelden bepaalde wettelijke voorschriften voor. Op grond van fiscale wetgeving is Showdown Vereniging Cannonballs Assen verplicht om voor haar financiële administratie een bewaartermijn van zeven jaar te hanteren. Dat geldt ook voor de crediteuren-debiteurenadministratie.
Wel worden in beperkte vorm na uitschrijving gegevens bewaard om statistische informatie (voor CBS of gemeente) te kunnen blijven genereren. Verder bewaart de vereniging voor het eigen archief (historisch doel) na uitschrijving jouw naam, lidnummer en de datum waarop je lidmaatschap begon en eindigde. Verder bewaart de vereniging je e-mailadres en telefoonnummer (mits je daarvoor toestemming hebt gegeven) om eventueel contact met je op te kunnen nemen voor een reünie.
Wat wordt niet vastgelegd
Niet vastgelegd worden gegevens van sponsoren en bedrijven waar zaken mee gedaan wordt. Deze vallen niet onder het begrip ‘natuurlijke personen’ zoals omschreven in de AVG.
Tevens leggen wij van leden het BSN nummer niet vast. Verder wordt van de leden niet vastgelegd de zogenaamde ‘Bijzondere persoonsgegevens’. Dit zijn privacygevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, geloofsovertuiging, politieke voorkeur, strafrechtelijk verleden of etnische gegevens. Wij leggen alleen bijzondere persoonsgegevens vast indien dat vereist of noodzakelijk is op basis van de AVG.
Website en sociale media
Showdown Vereniging Cannonballs Assen maakt gebruik van (sociale) media. De vereniging gebruikt haar eigen website, Facebook en YouTube. Dit om leden, oud-leden en geïnteresseerden in Showdown Vereniging Cannonballs Assen van actuele informatie te voorzien over de verenigingsactiviteiten, live verslag van wedstrijden e.d.
Ook hier gelden de regels van de AVG en worden deze in acht genomen om de privacy te waarborgen.
Via de hiervoor genoemde diensten kan gereageerd worden op berichten die Showdown Vereniging Cannonballs Assen publiceert. Wij verzamelen echter geen persoonsgegevens via deze diensten. Wel kan Showdown Vereniging Cannonballs Assen generieke informatie, zoals het aantal reacties, gebruiken om onder meer het online bereik van de vereniging te analyseren en haar aanbod te verbeteren.
Foto’s maken en filmen.
Bij en voor Showdown Vereniging Cannonballs Assen worden foto’s gemaakt en wordt er gefilmd. Foto’s worden onder andere gemaakt voor het voeren van aansprekende communicatie. Wij publiceren foto’s op onze website, in wedstrijdverslagen, in het jaarverslag, in verslagen die wij ter verantwoording naar subsidieverstrekkers en sponsors sturen, en op onze sociale media.
Met jouw aanmelding als lid of de aanmelding van je kind, gaat Showdown Vereniging Cannonballs Assen ervan uit dat voor het nemen en gebruiken van de foto(s) toestemming wordt verleend. Tenzij je aangeeft dat je hiervoor geen toestemming verleent. Jouw foto of die van jouw kind zal dan niet gepubliceerd worden. In de praktijk betekent dit dat jij of jouw kind niet betrokken wordt bij het nemen van foto’s tijdens wedstrijden of de groepsfoto. Natuurlijk kan jij of je kind nog wel gewoon deelnemen aan wedstrijden of andere activiteiten.
Daarnaast worden foto’s gemaakt en wordt er gefilmd in het kader van informatievoorziening, wedstrijdverslagen, alsmede het analyseren van beelden om de sportprestaties te verbeteren. De informatievoorziening zal uit gerechtvaardigd belang, niet zijnde uit commercieel belang, worden gebruikt.
In het geval van wedstrijdverslagen mogen foto’s en beelden van wedstrijden gepubliceerd of uitgezonden worden, ook als daarbij bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.
Rechten
De AVG geeft jou ook rechten. Deze zijn onder andere:
- het recht op inzage;
- het recht op rectificatie en aanvulling;
- het recht op beperking van verwerking;
- het recht op vergetelheid (het wissen van persoonsgegevens);
- het recht op bezwaar.
Geen toestemming, vraag of klacht?
Indien je op grond van het voorgaande meent geen toestemming te kunnen verlenen voor het gebruik of verwerken van jouw persoonsgegevens, of die van je zoon of dochter, kun je een bericht sturen naar info@cannonballs.nl.
Dat geldt ook voor eventuele vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Showdown Vereniging Cannonballs Assen.
Wijzigingen privacy beleid
Showdown Vereniging Cannonballs Assen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in haar privacybeleid in het kader van actualisatie ervan en voor zover niet in strijd met de AVG.
Disclaimer
De inhoud van www.cannonballs.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Showdown Vereniging Cannonballs Assen tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt de vereniging expliciet noch impliciet enige garantie dat de informatie die op deze website wordt aangeboden juist, volledig of actueel is.
Klik hier om deze privacyverklaring als pdf te downloaden.